Gemäss den Bestimmungen von Swissmedic werden LoQs grundsätzlich per Briefpost an DMF/ASMF Holder gesendet. Es liegt in der Verantwortung der Zulassungsinhaberin, sicherzustellen, dass der DMF/ASMF-Holder dieses Schreiben auch tatsächlich erhält. Daher informiert Swissmedic im LoQ- oder VB-Schreiben stets die Zulassungsinhaberin darüber, ob Fragen an den DMF-Halter versendet wurden.
Sollte von der Zulassungsinhaberin jedoch gemeldet werden, dass der physische Brief nicht beim DMF/ASMF-Holder angekommen ist, besteht die Möglichkeit, das Schreiben elektronisch per E-Mail zu senden. Hierfür muss Swissmedic die E-Mail-Adresse des DMF/ASMF-Holders, sowie seine ausdrückliche Einwilligung zur elektronischen Kommunikation vorgelegt werden.
Aufgrund der begrenzten Antwortfrist von nur zwei (Type II-Variations) bzw. drei Monaten (Neuzulassungsgesuche) empfiehlt es sich, bereits innerhalb einer Woche nach Erhalt einer LoQ beim DMF/ASMF-Inhaber nachzufragen, ob er die Fragen erhalten hat.
